Automatisation partielle de la création de documents avec Word

Utiliser des raccourcis clavier (par exemple alt+F) pour écrire un mot complet ou même une phrase. Cela peut être étendu à l'écriture de paragraphes entiers, en général plutôt par la création d'options personnalisées dans les barres de menu que par l'utilisation de combinaisons de touches du clavier.

Création de "styles" pour la mise en page ou de "macros" pour automatiser des mises en page plus complexes.

Connexion à des bases de données, ce qui permet de récupérer automatiquement des données, voire des automatismes de mise en page.

Le stade final de ce type d'automatisation est l'activation et le pilotage partiel de Word au moyen d'un autre programme. L'intervention de l'utilisateur est alors limitée à des choix à faire et à valider ou corriger le document final proposé.

A ce stade, il est facile d'insérer la création de documents dans un système d'archivage électronique multi-dimensionnel permettant de retrouver facilement les documents. Par exemple en utilisant le nom partiel ou complet de la personne à qui il est destiné ou le nom de l'utilisateur qui l'a créé, la date de création, l'objet du document, des mots clés associés au document, etc...

  Automatisation complète de la création de documents avec Word

Elle se fait d'une part en relation avec les bases de données classiques de l'entreprise et d'autre part avec la création d'une base de données spécifique qui contient du texte, des morceaux de texte, des règles de composition du texte et des règles de mise en page. Cela implique toujours une gestion informatique automatique de l'archivage des documents créés.

Il y a très peu de documents qui ne peuvent être totalement automatisés, mais il faut comparer le gain de temps apporté par l'automatisation et le temps nécessaire pour développer celle-ci. Le temps nécessaire pour rédiger un document peut être divisé par 25, voire plus, sans parler du gain de temps obtenu par l'archivage informatique des documents.