Automatisation partielle de la création de feuilles de calcul avec Excel

La première étape de l'automatisation consiste à utiliser des raccourcis clavier (par exemple alt+F) pour automatiser une série d'opérations. Cela peut être étendu à l'écriture de séries de formules ou nombres souvent utilisés, en général plutôt par la création d'options personnalisées dans les barres de menu plutôt que par l'utilisation de combinaisons de touches du clavier.

Cette automatisation peut se poursuivre par la création de "macros" pour automatiser la mise en place de suites de calculs plus complexes. Les modules VBA permettent la création de formules de calculs particulières qui peuvent ainsi s'ajouter à celles existantes.A un stade plus avancé, un choix peut être proposé à l'utilisateur pour automatiser la mise en place du schéma de calculs ainsi que sa mise en page. Mais la vraie automatisation d'Excel se fait par la connexion à des bases de données, ce qui permet de récupérer automatiquement les données à traiter par le calculateur.

Le stade final de ce type d'automatisation est l'activation et le pilotage partiel d'Excel au moyen d'un autre programme. L'intervention de l'utilisateur est alors limitée à des choix à faire et à valider le document final proposé. A ce stade, il est facile d'insérer la création de ce type de documents dans un système d'archivage électronique multi-dimensionnel permettant de les retrouver rapidement. Par exemple en utilisant le nom partiel ou complet de la personne à qui il est destiné ou le nom de l'utilisateur qui l'a créé, la date de création, l'objet du document, des mots clés associés au document, etc...

Automatisation complète de la création de documents avec Excel

Elle se fait d'une part en relation avec les bases de données classiques de l'entreprise et d'autre part avec la création d'une base de données spécifique et implique toujours une gestion informatique automatique de l'archivage des documents créés.

L'automatisation complète d'Excel est encore plus facile à réaliser que celle de Word. Il y a très peu de types de calculs ou de recherches statistiques qui ne peuvent être totalement automatisés. Il faut comparer le gain de temps apporté par l'automatisation et le temps nécessaire pour développer cette automatisation. Le temps nécessaire pour produire un tableau final d'évaluation peut être divisé par 50, voire plus, sans parler des problèmes liés à la complexité de certains calculs et aux connaissances nécessaires pour les réaliser.